Crear índice de hojas en Excel

Crear índice de hojas en Excel
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La suite ofimática de Microsoft es muy utilizada en diferentes ámbitos, ya sea para simples tareas de escuela, como para proyectos importantes dentro de una empresa. En este sentido, Excel es un programa que posee una gran variedad de usos, sobre todo gracias a las diferentes herramientas que contiene y sus múltiples posibilidades.

De esta forma, al tener un libro de Excel con una gran cantidad de hojas de trabajo, es posible que quieras acceder a ellas de una forma fácil y rápida. Sin embargo, en muchas ocasiones esta tarea puede verse complicada debido a diferentes factores. Por ello, resulta importante saber cómo crear un índice de hojas en Excel, ayudándote a localizar tus datos de una forma mucho más cómoda.

Crear índice de hojas en Excel de forma manual

Cuando trabajas con un documento de Excel de varias hojas, lo más común es dedicar la primera de ellas para crear un índice. Este índice lo puedes crear manualmente a través de hipervínculos al resto de las hojas. Este es un método bastante sencillo, debido a que lo único que debes hacer es clic derecho sobre la celda que desees, para luego seleccionar la opción Hipervínculo en el menú desplegable.

Crear índice de hojas en Excel

A continuación aparecerá una nueva ventana o cuadro de diálogo para establecer el hipervínculo. En este caso, observarás un panel en el lado izquierdo en el que deberás seleccionar la opción Lugar de este documento.

Crear índice de hojas en Excel

A través de esta opción tienes la posibilidad de crear un hipervínculo hacia una celda que se encuentre dentro del mismo documento de Excel, especialmente útil a la hora de crear un índice. Así, deberás seleccionar la hoja a la que corresponda, es decir, a donde deseas que te lleve el hipervínculo. Finalmente haz clic en el botón de Aceptar.

Crear índice de hojas en Excel

De igual forma, puedes crear un hipervínculo en cada hoja de destino para volver nuevamente al índice en la primera hoja, de modo que puedas navegar más fácil y cómodamente entre todas hojas del libro de Excel.

Crear índice de hojas en Excel

Utilizando este método puedes crear un hipervínculo a una hoja dentro del mismo documento o incluso a una celda dentro de la misma hoja, esto es muy útil cuando tienes que acceder a ciertos datos dentro de varias hojas y en un mismo libro de trabajo. Sin embargo, en situaciones en las que tienes un número considerable de hojas, este método manual puede ser demasiado largo, volviéndose un proceso tedioso y cansado. En estos casos, es recomendable crear un índice de hojas en Excel a través de una macro.

Crear índice de hojas en Excel utilizando una macro

Una macro es una serie de comandos almacenados en un lugar de Excel, de modo que estén disponibles en cualquier momento en que los necesites ejecutar. En otras palabras, una macro es útil para evitar tener que repetir ciertos pasos que realizas en tareas repetitivas. En este sentido, puedes crear una macro utilizando lenguaje de programación conocido como Visual Basic for Aplications (VBA) o a través de la herramienta Grabar una macro.

En este sentido, puedes dirigirte a la barra de menús de Excel y seleccionar Vista; a continuación, haz clic sobre la opción Macros. Si presionas directamente sobre el icono de Macros, automáticamente aparecerá una pequeña ventana con las macros existentes. Si presionas en el menú desplegable, aparecerán algunas opciones en las que debes seleccionar Ver macros.

Crear índice de hojas en Excel

En la nueva ventana que aparece, puedes observar las macros existentes en el documento. Si no hay macros, aparecerá vacía y con los botones bloqueados. Para crear una macro ingresando unas líneas de código de programación, puedes ingresar un nombre para la macro, con lo que se desbloqueará el botón de Crear.

Crear índice de hojas en Excel

Al presionar sobre el botón Crear, automáticamente serás redirigido a una ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, en la que puedes comenzar a escribir el código que desees. En este caso, puedes borrar el contenido en la ventana para pegar el siguiente código:

Sub crearIndice()
 
‘**************************************
‘PASO 1: Crear o limpiar la hoja Indice
‘**************************************
Dim hoja As Worksheet
On Error Resume Next
Set hoja = Worksheets(“Indice”)
On Error GoTo 0
 
If hoja Is Nothing Then
    ‘La hoja Indice no existe – Crearla en primera posición
    Worksheets.Add(Before:=Worksheets(1)).Name = “Indice”
Else
    ‘La hoja Indice ya existe – Limpiarla
    Worksheets(“Indice”).Cells.Clear
End If
 
‘Insertar título a la hoja Indice
Worksheets(“Indice”).Range(“A1″).Value = “Indice”
 
 
‘************************************************
‘PASO 2: Recorrer las hojas creando hipervinculos
‘************************************************
Dim fila As Long
Dim vinculoRegreso As String
 
fila = 2
‘Celda donde se colocará el hipervinculo de regreso al indice
vinculoRegreso = “C1″
 
For Each hoja In Worksheets
    If hoja.Name <> “Indice” Then
        ‘Crear hipervinculo en hoja Indice
        With Worksheets(“Indice”)
            .Hyperlinks.Add Anchor:=.Cells(fila, 1), _
            Address:=””, _
            SubAddress:=”‘” & hoja.Name & “‘!A1″, _
            TextToDisplay:=hoja.Name
        End With
 
        ‘Crear hipervinculo en hoja destino hacia Indice
        With hoja
            .Hyperlinks.Add Anchor:=.Range(vinculoRegreso), _
            Address:=””, _
            SubAddress:=”Indice!A1″, _
            TextToDisplay:=”Indice”
        End With
        fila = fila + 1
    End If
Next
 
End Sub

Explicación del código

 

Este código te servirá para crear una macro que haga el índice del documento por ti. Específicamente, el paso 1 de la subrutina sirve para validar que exista una hoja llamada Indice. En caso de que no exista, esta hoja será creada a través de la instrucción Worksheets.Add, pero si ya existe, todo su contenido será borrado utilizando el método Cells.Clear.

De igual forma, con el paso 2 se establece un bucle que recorrerá todas las hojas existentes dentro del libro, insertando un hipervínculo en la hoja del Índice para cada una de ellas. Además, creará otro hipervínculo dentro de cada hoja de forma individual para permitir volver a la hoja del índice. Este vínculo es insertado en la celda indicada a través de la variable VinculoRegreso, que en este ejemplo se encuentra establecida en la celda C1. Para ejecutar esta macro, puedes dirigirte al menú Ejecutar y selecciona la opción Ejecutar Sub/User From.

Crear índice de hojas en Excel

Después de ejecutar la macro, puedes cerrar la ventana del editor de código. Además, de forma automática verás los hipervínculos creados en la primera hoja (Índice) del documento, así como un hipervínculo más en la celda C1 de cada hoja que lleva de vuelta al Índice.

Crear índice de hojas en Excel

Recuerda que crear índice de hojas en Excel puede ser una tarea muy fácil si la realizas de forma manual con el primer método que describimos en este artículo, pero si posees conocimientos en el mundo de la programación VBA, también podrás hacer este y muchas otras tareas de una forma mucho más fácil y rápida con la creación de macros.

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